Você sabia que 55% dos escritórios de advocacia fecham as portas em menos de 5 anos?
Essa infelizmente é uma triste estatística que está intimamente ligada a falta de preparação dos advogados a atuarem com a Gestão de seus negócios.
São diversos os pilares para uma gestão profissionalizada para seu escritório de advocacia e, na minha opinião, todas interligam-se em algum ou alguns pontos a fim de que seja possível levar o seu negócio à sua melhor performance.
Vejam, um estudo realizado pela Fundação Getúlio Vargas (FGV)[1] em 2021, com base em dados de 1.000 escritórios de advocacia brasileiros, concluiu que os escritórios que implementaram um sistema de gestão profissionalizado apresentaram ganhos de eficiência de até 20%, outro estudo, realizado pela Universidade de São Paulo (USP)[2] em 2022, com base em dados de 500 escritórios de advocacia brasileiros, também concluiu que os escritórios que implementaram um sistema de gestão profissionalizado apresentaram ganhos de eficiência de até 25%.
Entre os ganhos observados, as pesquisas apontaram:
Aumento da produtividade: os escritórios com gestão profissionalizada conseguiram aumentar a produtividade de seus profissionais em até 15%. Isso ocorreu por meio da otimização dos processos internos, da definição de metas e indicadores de desempenho, e da adoção de ferramentas tecnológicas.
Redução de custos: os escritórios com gestão profissionalizada conseguiram reduzir seus custos operacionais em até 5%, por meio da racionalização do uso de recursos, da redução de desperdícios, e da adoção de práticas de compliance.
Melhoria da qualidade dos serviços: os escritórios com gestão profissionalizada conseguiram melhorar a qualidade de seus serviços em até 10% com a adoção de padrões de qualidade, da melhoria da comunicação entre os profissionais, e da satisfação dos clientes.
Redução do tempo de atendimento: os escritórios com gestão profissionalizada conseguiram reduzir o tempo de atendimento aos clientes em até 30%, o que também foi possível atravès da definição de processos de atendimento padronizados, da adoção de ferramentas tecnológicas, e da melhoria da comunicação interna.
Aumento da satisfação dos clientes: os escritórios com gestão profissionalizada conseguiram aumentar a satisfação dos clientes em até 20%, através da melhoria da comunicação com os clientes, da entrega de serviços de qualidade, e da resolução de problemas de forma rápida e eficiente.
Nesse artigo pretendo facilitar o entendimento sobre a profissionalização da sua gestão, mostrando todos os pontos que podem e devem ser abordados e o objetivo esperado por essas aplicações.
Quando trabalho esses pilares em um escritório de advocacia, os resultados são surpreendentemente positivos e isso independe o tamanho ou especialidade desse escritório.
Assim, para esclarecer, os pilares da Gestão Legal são:
Planejamento estratégico;
Gestão financeira;
Gestão dos serviços jurídicos;
Gestão de pessoas;
Tecnologia;
Marketing;
Experiência e relacionamento com cliente
Dentro de cada uma dessas áreas temos subtipos, ferramentas e especificidades que, bem aplicadas, trazem resultados efetivos para o seu negócio e, neste artigo, vou exemplificar algumas dessas nuances e seguir com o propósito de tornar a gestão mais acessível para os advogados, já que, nas faculdades essa matéria não é tratada.
O planejamento estratégico tratará do direcionamento do seu negócio, trabalhamos o conhecimento acerca do negócio em si, do mercado, principais oportunidades e problemas, previsibilidade de investimentos, abordagem de marketing, bem como os objetivos de curto, médio e longo prazo.
Muitos de vocês podem achar que essas questões são bem claras e que o uso de ferramentas para torná-las tangíveis e sequenciais seja desnecessário, mas devo alertá-los que o planejamento estratégico é o passo necessário para profissionalizar a sua gestão.
Através desse pilar, você contará com a visualização do que você conhece do seu negócio, com a previsão orçamentária, a gestão das pessoas, atendimento ao cliente. Você vai organizar e priorizar a sua atuação de forma eficiente, deixando de procrastinar medidas necessárias e de distrair-se com o dia a dia ou falsas oportunidades. Esse é um pilar fundamental para qualquer empreendedor.
O pilar da gestão financeira possui premissas e ferramentas que demonstrarão, entre outras coisas, a viabilidade do seu negócio.
Observem, muitos advogados empreendem instintivamente, diante da possibilidade que a profissão nos traz de atuar de forma autônoma.
Vale dizer que para construir um negócio sustentável é necessária a elaboração de um plano que permita verificar sua viabilidade, ciclo de investimento e retorno, verificar inclusive como será o sustento do empreendedor enquanto aguarda o recebimento dos primeiros honorários.
Em muitas vezes o advogado atua de forma autônoma e sem planejamento apenas como uma forma de subsistência até que consiga atuar em uma banca. É o plano B até conseguir um “emprego”.
Pense: se essa atuação ocorrer de forma estratégica e consciente, ela pode ser o seu plano A.
Assim, alguns princípios básicos de finanças como a separação das contas pessoa física e jurídica, análise do fluxo de caixa e conhecimento sobre precificação podem ser o diferencial entre o plano A ou B da sua advocacia.
A gestão dos serviços jurídicos é o pilar que trata dos procedimentos de trabalho, organização de tarefas e fluxos das atividades jurídicas que compreendem todas as tarefas envolvidas desde a prospecção de um cliente até a finalização da prestação de serviços, medindo-se ainda os indicadores do negócio.
Esse pilar é extremamente necessário e correlaciona-se com todos os demais em alguma medida, por exemplo, fornecendo os indicadores para avaliação das metas do planejamento estratégico, propiciando o correto fluxo para o recebimento dos honorários, auxiliando na avaliação de produtividade dos advogados.
É com a atuação nesse pilar da Gestão Legal que potencializamos a produtividade dos escritórios, além de propiciar um atendimento ao cliente célere, satisfatório e sem falhas.
Já a Gestão de pessoas é um pilar que se divide em múltiplos itens, nele tratamos das lideranças, dos colaboradores, da interface deles com os clientes enquanto representantes da marca do seu escritório e disseminadores da cultura organizacional, interna e externamente.
Não precisaria aqui repetir a frase de que um escritório de advocacia é composto de pessoas que são responsáveis em prestar serviços para outras pessoas, ou preciso?
Fato é que as relações interpessoais são tratadas também nesse pilar, além de treinamentos, especializações, revisões de metas de planejamento, são muitas as aplicações.
A tecnologia é um pilar e ferramenta em si. O seu uso certamente aumenta a produtividade do escritório e é importante aos sócios, gestores e controllers jurídicos estarem sempre atentos às novidades.
É possível, por exemplo, automatizarmos todas as tarefas repetitivas, usar a inteligência artificial para buscar ganho de performance, atuar com a digitalização e organização eficiente dos arquivos, medir e extrair relatórios essenciais para o seu negócio ou de seu cliente.
As aplicações são inúmeras e, se faz sentido para seu negócio ou não, é uma análise que deve passar por previsão dos ganhos esperados com a ferramenta, avaliação de custo e benefício e forma de utilização no dia a dia, são muitas as soluções disponíveis e diferentes os valores de investimento, por isso a escolha de onde e em qual ferramenta investir, deve ser consciente e programada.
O pilar do marketing é onde os escritórios querem investir seu tempo quase antes de pensar em sua estrutura operacional. Com as redes sociais então, muitos advogados aventuram-se a fazer marketing intuitivamente, produzindo conteúdos para postar nas redes de forma desenfreada.
Ocorre que o resultado que esperam com essa dedicação nem sempre se concretiza, e de quebra observamos conteúdos que não seguem respeitando o Código de Ética da OAB.
Mas o marketing é muito mais que fazer vídeos para redes sociais, existem estratégias, diversos veículos onde podem ser produzidos conteúdos e todo um planejamento que passa inclusive pelo planejamento estratégico do seu negócio: de quem eu quero chamar a atenção?
Além disso, é preciso medir e avaliar o alcance de suas ações de marketing, avaliar os resultados e como investir em novos movimentos.
A experiência do cliente e seu relacionamento com ele são trabalhados em certo ponto junto com o marketing jurídico, entretanto entendo pertinente separar essa abordagem porque muitos advogados, preocupados em prospectar novos clientes esquecem-se de cultivar os relacionamentos já iniciados.
É importante avaliar que a prospecção dos clientes tem um custo que abarca desde o investimento no marketing, reuniões e toda a energia gasta para trazer esse cliente do topo do funil de vendas até o fechamento do contrato, esse custo de tempo e dinheiro, chamamos de CAC – custo de aquisição de cliente.
Pense que, se você advogado oferecer um serviço para um cliente que já foi conquistado, não necessitando de todo esse trabalho desde o topo do funil de vendas, você tem um CAC muito reduzido ou praticamente nulo.
Se você tem um relacionamento próximo com seu cliente e proporciona a ele uma boa experiência, a probabilidade de que ele fechar contigo novos contratos é imensa, bem como de recomendar seus serviços a outros clientes, diminuindo consideravelmente o CAC.
Quero fechar esse artigo com mais uma pesquisa que corrobora todo o seu conteúdo:
De acordo com os mesmos estudos citados anteriormente, segundo a FGV (2021), cerca de 30% dos escritórios fecham as portas em menos de um ano e cerca de 50% fecham as portas em menos de 5 anos e na USP em 2022 a conclusão foi bem semelhante de que cerca de 30% dos escritórios fecham as portas em menos de um ano e cerca de 55% fecham as portas em menos de 5 anos.
Esses estudos mostram que a taxa de mortalidade de escritórios de advocacia é bastante alta, principalmente nos primeiros anos de atividade.
Os principais fatores que contribuem para o fechamento de escritórios de advocacia com menos de 5 anos de atividade, de acordo com as pesquisas citadas são:
Falta de planejamento: muitos escritórios são abertos sem um planejamento adequado, o que pode levar a problemas financeiros, operacionais e estratégicos.
Falta de experiência: muitos advogados que abrem seu próprio escritório não têm experiência suficiente na gestão de um negócio.
Falta de clientes: a falta de clientes é um dos principais motivos para o fechamento de escritórios de advocacia.
Concorrência: o mercado jurídico brasileiro é cada vez mais competitivo, o que dificulta a sobrevivência de escritórios pequenos e inexperientes.
Para aumentar as chances de sucesso, os escritórios de advocacia devem realizar um planejamento adequado, ter experiência na gestão de negócios, e investir em marketing e prospecção de clientes. A Danielle Alves Gestão Legal oferece serviços de consultoria, treinamentos e outras soluções para ajudar os escritórios de advocacia a melhorarem sua gestão.
A conclusão a que essa reflexão nos leva é a de que a gestão profissionalizada de seu escritório é a melhor maneira de conseguir sua longevidade e sustentabilidade, tornando-o um negócio bem-sucedido e eu posso ajudá-lo nessa jornada através de serviços personalizados à sua necessidade e realidade, emprestando a experiência de anos de mercado que, certamente, encurtará seu caminho à alta performance.
Além disso, busco contribuir com a comunidade com meus livros publicados e contínuos artigos e conteúdos que lhe auxiliam na busca pela aplicação da Gestão Legal ao seu escritório.
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Compartilhe esse artigo com outros advogados empreendedores que possam se beneficiar das informações aqui apresentadas.
Até a próxima!
[1] Soares, Marcelo Costa. "Administração legal em escritórios de advocacia: entre a busca pelo uso eficiente de sistemas de gestão e o desafio da tendência 'mais por menos'". 2021. Dissertação de mestrado, Fundação Getúlio Vargas. [2] Soares, Marcelo Costa. "Ganho de eficiência em escritórios de advocacia: um estudo com base em dados de 500 escritórios brasileiros". 2022. Manuscrito submetido para publicação.
