Gestão do tempo na Liderança Jurídica

A realidade de grande parte dos gestores ou empreendedores advogados é a jornada de trabalho de 12, 14, 17 horas diárias. Muitos ainda com a rotina de trabalho aos finais de semana e a estressante sensação de não estar cumprindo todas as tarefas que lhe competem.

E as justificativas são sempre as mesmas: reduzir custos, trabalhar por dois e a necessidade de ser multitarefa.

Multitarefa é a pessoa que pode concentrar-se em várias demandas ao mesmo tempo, e é comum alguns profissionais inclusive colocarem nos seus currículos essa “aptidão”.

Segundo pesquisa da Universidade de Utah, nos Estados Unidos, só 2,5% das pessoas no mundo são capazes de levar adiante mais de uma tarefa por vez, são as chamadas de supertaskers, as demais 97,5% normalmente terão dificuldade em atuar simultaneamente em mais de uma tarefa e com isso, terão problemas de produtividade.

Assim temos duas palavras chaves para ter produtividade:

FOCO e ORGANIZAÇÃO

Exatamente, estas são as duas premissas para aumentar a produtividade.

O FOCO é necessário para que a tarefa seja cumprida de forma célere e eficiente, evitando erros, superficialidades e revisões. Dessa forma, ao iniciar uma tarefa, bloqueie interrupções, distrações.

Dicas para manter o foco:

• Desligue o telefone ou desvie as ligações para outra pessoa, você poderá retorná-las no momento oportuno;

• Não atenda a equipe ou colegas para tirar dúvidas;

• Desligue as notificações de programas e aplicativos no celular e computador

Pesquisas apontam que uma pessoa que desvia o foco da tarefa em execução, perde aproximadamente 25 minutos para retomar ao mesmo grau de atenção anterior.

ORGANIZAÇÃO é necessária para que você consiga ater-se às prioridades, delegar tarefas, e cumprir pontualmente os compromissos. Assim, uma agenda é sua primeira aquisição.

Uma dica é a agenda eletrônica e em nuvem, para que você tenha acesso a ela a qualquer tempo, em qualquer lugar, através do computador, tablets ou smartphones.

Nela você vai inserir todos os seus compromissos (pessoais e profissionais) afinal de contas, uma pessoa deve utilizar uma agenda. Não caia na armadilha de ter uma agenda para cada “parte” da sua vida.

As tarefas que não precisam ser feitas por você devem ser delegadas.

Veja que delegar é diferente de largar: oriente a pessoa que executará a tarefa, informe todos os detalhes da tarefa e seja claro acerca das suas expectativas, agende o prazo de retorno e acompanhe o integral cumprimento da tarefa.

E ainda, mantenha sua mesa organizada, evite papeis espalhados que podem esconder um documento importante ou uma tarefa pendente. Digitalize o que for possível, mantenha o seu ambiente e sua mente organizados e limpos.

Para conseguir colocar isso em prática, aumentando sua produtividade pergunte-se:

O QUE ME MOTIVA?

Essa é a pergunta que você precisa responder todos os dias a fim de conseguir organizar sua rotina.

Você deve colocar em evidência as tarefas que agregam valor para você.

O grande obstáculo que a maioria das pessoas enfrenta e o gestor jurídico sofre muito com isso, é o desperdício de tempo com tarefas circunstanciais ou emergenciais, deixando de lado o que é realmente importante na sua rotina.

Uma ferramenta para diagnosticar essa armadilha é a Matriz de Eisenhower:

Classifique suas atividades e empenhe-se no que é importante e faz seu coração cantar! Dessa forma será mais fácil vencer as muitas tarefas do dia, sentir-se realizado e aproveitar melhor seu tempo.